Bạn đã biết cách xin tài trợ hiệu quả cho một sự kiện nào đó chưa? Nếu đã từng là sinh viên và tham gia ban đối ngoại của một câu lạc bộ, chắc hẳn bạn sẽ không còn quá xa lạ với hoạt động xin tài trợ này.
Khi mỗi sự kiện được tổ chức triển khai, kinh phí đầu tư luôn là yếu tố được chăm sóc số 1. Nó thậm chí còn còn quyết định hành động nếu một sự kiện có được tổ chức triển khai tuyệt vời và hoàn hảo nhất hay không .
Để có được nguồn kinh phí tỏ chức thành công một sự kiện, cách chúng ta thường làm là xin tài trợ. Vậy làm thế nào để xin tài trợ hiệu quả? Dù là sự kiện/dự án nhỏ hay lớn, quy trình và các mẹo đều có thể được áp dụng tương tự.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xin tài trợ sự kiện hiệu quả, chuyên nghiệp. Bạn nhớ đọc đến cuối bài để biết thêm các tips hay nhé!
Lập danh sách nhà tài trợ tiềm năng
Điều tiên phong bạn cần làm là xác lập tổng thể những nhà tài trợ tiềm năng .
Danh sách này sẽ giúp bạn thuận tiện lựa chọn nhà tài trợ và nâng cao năng lực thành công xuất sắc thay vì mất thời hạn vào những bên không tương thích .
Thiết kế danh sách các nhà tài trợ tiềm năng nhất có thểBạn nên dựa vào những tiêu chuẩn sau để tìm nhà tài trợ :
- Tính chất của sự kiện: Đó là một sự kiện từ thiện hay quảng bá sản phẩm? Sự kiện/dự án đó về cái gì? Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện về ẩm thực, hãy tìm đến các nhà tài trợ là các công ty cung cấp thực phẩm.
- Quy mô của sự kiện: Sự kiện của bạn có quy mô lớn hay nhỏ? Trong nước hay lan rộng ra cả nước ngoài? Thực tế, ngân sách sẽ nắm phần lớn vai trò quyết định quy mô của sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần xác định điều này trước khi tìm đến nhà tài trợ.
Dựa vào hai tiêu chuẩn trên, bạn hoàn toàn có thể thu hẹp list nhà tài trợ của mình .
Trên thực tiễn, không phải khi nào nhà tài trợ cũng phải là doanh nghiệp hay tổ chức triển khai có tương quan đến đặc thù của sự kiện. Bạn cũng hoàn toàn có thể xin tài trợ từ một doanh nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất xe hơi cho chương trình âm nhạc của mình .
Tuy nhiên cách xin tài trợ hiệu suất cao là tìm đến những bên tương quan nhất hoàn toàn có thể. Sau này, đến lúc đàm phán, bạn và nhà tài trợ cũng dễ có tiếng nói chung hơn .
Thiết kế các gói tài trợ
Việc tiếp theo cần làm là kiến thiết xây dựng những gói tài trợ .
Thông thường bạn sẽ không hề đưa ra một mức cố định và thắt chặt giống nhau khi xin tài trợ từ toàn bộ những bên tiềm năng. Mỗi nhà tài trợ hoàn toàn có thể đưa ra một số lượng khác nhau trong ngân sách tài trợ của họ. Chính vì thế, việc phân loại những gói tài trợ là thiết yếu .
Mỗi gói tài trợ sẽ có giá trị và quyền lợi và nghĩa vụ khác nhau cho nhà tài trợ. Bạn cần đặc biệt quan trọng quan tâm việc xác lập quyền lợi và nghĩa vụ của nhà tài trợ một cách rõ ràng, hài hòa và hợp lý, và tách bạch giữa những gói tài trợ .
Ví dụ những gói tài trợ thường thấy được sắp xếp theo thứ tự quyền lợi và nghĩa vụ từ cao xuống thấp :
- Nhà tài trợ Kim cương
- Nhà tài trợ Vàng
- Nhà tài trợ Bạc
- Nhà tài trợ Đồng
Quyền lợi của nhà tài trợ nhờ vào vào đặc thù sự kiện, phương cách tiếp thị quảng cáo sự kiện của ban tổ chức triển khai, v.v.
Một số quyền lợi và nghĩa vụ phổ cập như chèn logo vào video tiếp thị sự kiện, đăng bài quảng cáo về nhà tài trợ trên trang chủ / fanpage của sự kiện, v.v.
Các gói tài trợ cho sự kiện Agile Days Istanbul 2019
Hồ sơ xin tài trợ gồm những gì?
Bạn không hề đi tay không đến gặp nhà tài trợ. Một bản hồ sơ không thiếu là vũ khí giúp bạn chinh phục họ .
Một hồ sơ xin tài trợ hoàn hảo gồm những gì ?
Ban tổ chức triển khai hoàn toàn có thể lập những hồ sơ khác nhau tuỳ thuộc vào mỗi sự kiện đơn cử .
Tuy nhiên, thường thì một hồ sơ xin tài trợ sẽ gồm có 8 phần / tài liệu cơ bản sau :
- Thư ngỏ gửi nhà tài trợ
- Giới thiệu về đơn vị tổ chức và sự kiện
- Kế hoạch chương trình/sự kiện
- Kế hoạch truyền thông
- Dự trù kinh phí
- Quyền lợi của nhà tài trợ
- Bản tóm lược nội dung vận động tài trợ (nếu có)
- Các ấn phẩm truyền thông kèm theo như poster, banner, brochure, v.v.
Lưu ý:
Khi đến gặp nhà tài trợ, bạn sẽ không hề chỉ đưa cho họ bộ hồ sơ để họ tự điều tra và nghiên cứu. Hãy ra mắt về từng nội dung trong hồ sơ thật mạch lạc, rõ ràng, giống như đang thuyết trình về dự án Bất Động Sản .
Đó là nguyên do tại sao người đi xin tài trợ cần có kiến thức và kỹ năng tiếp xúc tốt, và năng lực thuyết trình, thuyết phục .
Quan trọng hơn cả là bạn phải hiểu rõ về sự kiện / dự án Bất Động Sản của mình, đồng thời tìm hiểu và khám phá kỹ về nhà tài trợ .
Tiếp cận nhà tài trợ
Khi nào nên tiếp cận nhà tài trợ?
Một khi đã chuẩn bị sẵn sàng rất đầy đủ hồ sơ xin tài trợ, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để đến gặp nhà tài trợ rồi đó. Tuy nhiên, đơn cử thời gian thích hợp nhất để “ ra khơi ” là khi nào ?
Thời gian ban tổ chức triển khai mở màn chạy tài trợ phù thuộc rất nhiều vào quy mô và kinh phí đầu tư tổ chức triển khai .
Ví dụ so với những sự kiện cần ngân sách lớn đến hàng trăm, hàng tỷ VNĐ, hồ sơ xin tài trợ hoàn toàn có thể phải được gửi đi trước cả 1 năm trời. Nhà tài trợ cần thời hạn để xem xét mức độ tương thích của sự kiện với kế hoạch marketing của họ .
Hơn thế nữa, sự cạnh tranh đối đầu giữa những bên khác nhau để có được xuất tài trợ là điều không tránh khỏi. Do đó, việc nộp hồ sơ xin tài trợ sớm nhiều lúc cũng là một lợi thế .
Ba tháng cuối năm là thời gian những doanh nghiệp khởi đầu chốt năm và lên kế hoạch truyền thông online cho năm sau. Vậy nên nếu sự kiện của bạn lớn, cần kêu gọi nguồn ngân sách dồi dào, hãy gửi chào tài trợ trong khoảng chừng 3 tháng cuối năm .
Tiếp cận nhà tài trợ qua hình thức nào?
Có 3 hình thức tiếp cận nhà tài trợ thông dụng nhất .
Mỗi hình thức có thể khác biệt ít nhiều về cách giao tiếp, ngôn ngữ sử dụng, phương tiện giao tiếp. Khó có thể đánh giá cách xin tài trợ hiệu quả nhất qua hình thức nào.
Nhìn chung điều bạn cần là giao tiếp mạch lạc, rõ ràng, lịch sự, và chuyên nghiệp.
- Giao tiếp qua mail: Hãy tuân thủ các quy chuẩn viết email chuyên nghiệp bao gồm một vài yêu cầu như tên email, mở đầu, nội dung, file đính kèm, chữ ký, v.v.
- Tiếp cận qua điện thoại: Hãy chuẩn bị những gì cần nói thật ngắn gọn và gọi vào giờ hành chính. Thông thường, để có thể nói hết toàn bộ nội dung sự kiện và thuyết phục nhà tài trợ qua điện thoại là rất khó. Hình thức này nên là bước ngỏ lời và hỏi ý kiến nhà tài trợ về nhu cầu cũng như cơ hội cho một cuộc hẹn trực tiếp.
- Đến gặp trực tiếp nhà tài trợ: Ngoài hồ sơ đã chuẩn bị kỹ càng, người làm nhiệm vụ này cần chú ý về ngoại hình, tác phong, cũng như giờ giấc. Hãy tạo ấn tượng tốt với nhà tài trợ vì bạn chính là bộ mặt của đơn vị tổ chức sự kiện. Cách giao tiếp chuyên nghiệp và thái độ cầu tiến, đồng thời sự hiểu biết sẽ giúp bạn có được thiện cảm với nhà tài trợ.
Các bí kíp để xin tài trợ hiệu quả
Ngoài những yếu tố cơ bản trên, hãy bổ xung những tips sau vào danh sách cách xin tài trợ hiệu quả của bạn.
Thực tế, người thành công xuất sắc luôn là người có sự chuẩn bị sẵn sàng. Trước khi mang sự kiện / dự án Bất Động Sản của bạn đến với nhà tài trợ, hãy trang bị cho mình những công cụ, kỹ năng và kiến thức thiết yếu .
Chạy tài trợ đúng thời điểm
Như đã đề cập ở phần trước, thời gian xin tài trợ là rất quan trọng. Bạn nên sẵn sàng chuẩn bị hồ sơ thật sớm và mở màn xin tài trợ ngay khi hoàn toàn có thể để nâng cao thời cơ thành công xuất sắc .
Nếu chạy tài trợ quá muộn, hoàn toàn có thể sự kiện của bạn sẽ bị tác động ảnh hưởng do không đủ kinh phí đầu tư để triển khai .
Hãy nói về những gì nhà tài trợ quan tâm
Đây là điều cực kỳ quan trọng trong cuộc gặp gỡ và đàm phán với nhà tài trợ. Nhà tài trợ cần biết về sự kiện / dự án Bất Động Sản của bạn nhưng họ cũng cần biết bạn hoàn toàn có thể cho họ quyền hạn gì để đổi lấy ngân sách .
Vậy nên, đừng chỉ quá tập trung chuyên sâu vào việc trình làng bạn có những gì, mà hãy quan tâm đến quyền lợi mà bạn hoàn toàn có thể mang lại cho nhà tài trợ .
Ví dụ, thay vì chỉ nêu ra sự kiện này là gì, về cái gì, có quy mô ra sao, hãy cho nhà tài trợ thấy hình ảnh của họ sẽ được tiếp thị thế nào, được nhiều người biết đến như thế nào nếu trở thành nhà tài trợ .
Chọn người đàm phán với nhà tài trợ đúng đắn
Đây là người quyết định hành động đến 99 % thành công xuất sắc trong cuộc xin tài trợ. Vì vậy hãy “ chọn mặt gửi vàng ” .
Tuỳ vào quy mô sự kiện và nhu yếu của mỗi bên mà số người đến gặp trực tiếp nhà tài trợ hoàn toàn có thể khác nhau, từ 1 đến 3 người ví dụ điển hình .
Nếu hoàn toàn có thể, hãy xây dựng một đội gồm 3 người với 3 trách nhiệm khác nhau trong ban xin tài trợ, gồm có :
- Người kết nối giữa nhà tài trợ với ban tổ chức hay có thể gọi là “người ngoại giao”.
- Người lên ý tưởng chương trình: là người hiểu rõ nhất về sự kiện.
- Người trực tiếp tổ chức sự kiện: là người nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện, biết rõ ở giai đoạn nào nhà tài trợ có thể quảng bá hình ảnh của mình một cách phù hợp nhất.
Kinh nghiệm xin tài trợ là hãy cử người có tài đối ngoại đến gặp và chuyện trò với nhà tài trợ. Bên cạnh đó người này cần hiểu rõ thông điệp của sự kiện / dự án Bất Động Sản cũng như mong ước của nhà tài trợ .
Chỉn chu về ngoại hình, phong thái
Người đến gặp nhà tài trợ là người đại diện thay mặt cho cả một đơn vị chức năng tổ chức triển khai nên nhất định phải thật chuyên nghiệp từ vẻ bên ngoài đến cách thao tác .
Người này cần có phong thái tự tin vừa đủ, tôn trọng nhà tài trợ, và tích cực đàm phán trên phương diện có lợi cho cả đôi bên ( quy tắc win – win ) .
Lắng nghe để thuyết phục nhà tài trợ
Khi cần nói hãy nói và khi cần lắng nghe, hãy để nhà tài trợ được nói. Đây không chỉ là cách biểu lộ sự tôn trọng so với nhà tài trợ mà còn là cách để hiểu được điều họ thực sự mong ước .
Hãy lắng nghe một cách thiện chí nhất và cho nhà tài trợ thấy rằng thứ bạn chăm sóc là việc phân phối nhu yếu hài hòa và hợp lý của họ chứ không phải là tiền. Hoặc biểu lộ nó ra mặt quá rõ ràng .
Đọc thêm: Luyện Tập Kỹ Năng Lắng Nghe Hiệu Quả Khi Giao Tiếp
Tạm kết
Glints vừa chia sẻ một số kinh nghiệm xin tài trợ dự án hay sự kiện cơ bản nhất. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách xin tài trợ hiệu quả và có thể áp dụng thành công vào trường hợp của mình.
Đừng quyên ghé qua Glints Blog để đọc thêm nhiều thông tin hữu dụng được đăng tải hàng ngày nhé !
Bài viết có có ích so với bạn ?
Đánh giá trung bình 5 / 5. Lượt nhìn nhận : 2 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu dụng với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ?
